La cuenta atrás ha comenzado. En 2025, todas las empresas y profesionales que emiten facturas mediante software deben empezar a adaptarse a Veri*Factu, el nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar la transparencia y trazabilidad en la facturación.

Si tu negocio todavía no se ha puesto manos a la obra, este es el momento. En este artículo te explicamos de forma clara qué implica Veri*Factu, a quién afecta y cómo preparar tu empresa para cumplir con la normativa antes de que sea obligatorio.

Qué es Veri*Factu y por qué te afecta

Veri*Factu forma parte del nuevo marco regulador de los sistemas informáticos de facturación (SIF) aprobado en España. Su objetivo principal es asegurar que todas las facturas emitidas por medios electrónicos sean íntegras, verificables e inalterables.

En la práctica, esto significa que los programas de facturación deberán generar registros seguros, firmados electrónicamente y acompañados de un código QR que permita verificar la autenticidad de cada factura.

Las empresas y autónomos podrán optar entre dos modalidades:

1. Veri*Factu: los datos de cada factura se envían automáticamente a la Agencia Tributaria.

2. SIF no Veri*Factu: el negocio conserva los registros en sus propios sistemas, garantizando su trazabilidad y seguridad, pero sin enviar la información en tiempo real.

Ambas opciones son válidas, siempre que el software cumpla los requisitos técnicos establecidos.

A quién afecta y cuáles son los plazos

La normativa se aplicará a todas las empresas y profesionales que emitan facturas mediante programas informáticos.

• Los fabricantes de software deben ofrecer soluciones adaptadas antes del 29 de julio de 2025.

• Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades tendrán que implementar sistemas conformes desde el 1 de enero de 2026.

• Los autónomos y profesionales dispondrán hasta el 1 de julio de 2026 para cumplir.

Por tanto, 2025 es el año clave para revisar tus procesos, actualizar herramientas y garantizar que todo estará listo antes de los plazos legales.

Cómo preparar tu negocio paso a paso

1. Evalúa tu sistema actual

Empieza por revisar cómo emites tus facturas. Si utilizas un software, asegúrate de que el proveedor ya esté trabajando en su adaptación a Veri*Factu. Si facturas de forma manual o con hojas de cálculo, considera cambiar a una solución homologada cuanto antes.

2. Define la modalidad que adoptarás

Decide si tu negocio optará por enviar los registros directamente a la Agencia Tributaria (modo Veri*Factu) o si conservarás los datos en tus propios sistemas cumpliendo con los requisitos de integridad y trazabilidad. La primera opción suele ser más ágil y reduce riesgos administrativos.

3. Verifica que el software cumpla los requisitos técnicos

El programa de facturación que utilices deberá:

• Generar un registro seguro y firmado electrónicamente para cada factura.

• Incorporar un código QR con la información esencial.

• Garantizar la imposibilidad de modificar los datos sin dejar rastro.

• Registrar todos los eventos del sistema (emisiones, anulaciones, rectificaciones, etc.).

• Permitir el acceso o envío de los datos a la Agencia Tributaria cuando sea necesario.

4. Forma a tu equipo y adapta tus procesos

No se trata solo de instalar un software nuevo: tus procedimientos internos también deben ajustarse. Capacita a las personas que gestionan la facturación, revisa los flujos de trabajo y establece un protocolo para la emisión, almacenamiento y respaldo de las facturas digitales.

5. Comunica los cambios a tus clientes y proveedores

Aprovecha la transición para informar que estás adaptando tu facturación a la nueva normativa. Esto transmite confianza, mejora tu imagen profesional y evita posibles confusiones cuando empieces a incluir códigos QR o nuevas menciones legales en tus facturas.

6. Realiza pruebas antes del plazo obligatorio

Programa una fase de pruebas interna durante 2025. Emite facturas simuladas, revisa el funcionamiento de los códigos QR, verifica la firma digital y asegúrate de que tus asesores fiscales pueden acceder a los registros sin problemas.

Qué ocurre si no te adaptas a tiempo

No cumplir con los requisitos de Veri*Factu puede acarrear sanciones económicas y complicaciones ante cualquier inspección. Además, trabajar con sistemas no conformes implica un riesgo elevado de pérdida de información o errores de facturación.

Más allá de las multas, no adaptarse significa quedarse atrás en un proceso que marcará un antes y un después en la gestión empresarial. La digitalización de la facturación no es una tendencia: es una obligación inminente.

Una oportunidad para mejorar la gestión de tu negocio

Aunque pueda parecer un trámite más, la implantación de Veri*Factu es también una oportunidad para modernizar la gestión de tu empresa.

Digitalizar tu facturación, automatizar procesos y trabajar con registros más seguros te permitirá ganar tiempo, reducir errores y ofrecer un servicio más profesional.

Si tu negocio está en régimen de estimación objetiva y todavía no estás obligado, puedes adelantarte a la normativa y beneficiarte de las ventajas de la automatización. Prepararte ahora te situará por delante de la competencia y evitará prisas de última hora.

Conclusión

2025 será el año en que muchas empresas den el salto definitivo hacia la facturación digital segura.
Prepararte para Veri*Factu no se trata solo de cumplir con la ley, sino de avanzar hacia una gestión más eficiente, transparente y moderna.

Revisa tus sistemas, contacta con tu proveedor de software, planifica las actualizaciones y forma a tu equipo.

Cuanto antes empieces, más fácil será adaptarte y más sólida será tu posición cuando llegue la fecha definitiva.

En FactuProˣ te acompañamos en este proceso para que tu negocio esté totalmente preparado para el futuro de la facturación electrónica en España.