¿Qué es VERI*FACTU y por qué es importante?
1. ¿Qué es VERI*FACTU y por qué es importante?
Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha puesto en marcha el sistema VERI*FACTU para reforzar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por empresas y profesionales.+4
En concreto:
El reglamento Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos para los “Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)”.
VERI*FACTU es una modalidad de dichos sistemas que incluye la remisión automática de los registros de facturación a la AEAT (o, alternativamente, una custodia segura que garantice la inalterabilidad) y la incorporación de elementos de seguridad como código QR, hash, firma electrónica, etc.
Su objetivo: combatir el fraude fiscal, la economía sumergida y avanzar en la digitalización de la facturación.
¿Por qué es relevante para tu negocio? Porque si emites facturas mediante software, estarás obligado a adaptarte al nuevo sistema o, como mínimo, tener un sistema que cumpla con los requisitos del SIF. No hacerlo puede implicar sanciones y dejar expuestos tus procesos a riesgo.
2. ¿A quién afecta y cuáles son los plazos clave?
¿Quiénes están obligados?
Están obligados los sujetos que utilicen un sistema informático de facturación (SIF):
Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, profesionales y autónomos que emitan facturas mediante software.
También se exige a los fabricantes/comercializadores de programas de facturación: sus soluciones deben cumplir requisitos desde ciertas fechas.
No afecta a aquellos que emitan facturas únicamente de forma manual (o mediante sistemas no informáticos de facturación) salvo que usen un SIF.
Fechas clave
29 de julio 2025: fecha límite para que los desarrolladores comercialicen solo software de facturación que cumpla los requisitos de SIF/VERI*FACTU.
1 de enero de 2026: obligación para las empresas sujetas a Impuesto sobre Sociedades de tener sistemas compatibles.
1 de julio de 2026: obligación para autónomos y otros profesionales que no tributan por sociedades.
Para 2025 (tu año de preparación) significa que ya estás en la fase decisiva de adaptación: asegúrate de que tu sistema de facturación estará listo para 2026.
3. Checklist para preparar tu negocio
A continuación tienes una guía paso-a-paso para que en 2025 pongas en marcha la adaptación de tu negocio al sistema VERI*FACTU.
Paso 1: Diagnóstico interno
Verifica si actualmente estás usando un software de facturación informático (no manuales tipo Excel simple) para emitir facturas.
Si usas un sistema de ese tipo, revisa si dicho software está adaptado o tiene compromiso de adaptación a los requisitos SIF (hash, firma, trazabilidad, reporte).
Identifica volumen de facturación, tipos de facturas que emites (completas, simplificadas), si tienes muchas rectificativas, etc. Esto te ayudará a dimensionar la adaptación.
Paso 2: Elegir modalidad de cumplimiento
Según la normativa, tienes dos vías:
Modalidad VERIFACTU*: tu software remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT.
Modalidad NO VERIFACTU (SIF que no remite automáticamente)*: conservas los registros tú mismo, pero cumples los requisitos de integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Como creador de proyectos de éxito (tu perfil), te conviene valorar la modalidad AUTO-remisión, porque aporta mayor transparencia y puede facilitar la relación con clientes/asesoría.
Paso 3: Asegurar que el software cumpla requisitos técnicos
Tu software de facturación debe, entre otras cosas:
Generar un registro de facturación de alta para cada factura en el momento o inmediatamente antes de la emisión.
Incluir hash encadenado (huella digital) que impida alteraciones; firma electrónica del registro.
Incorporar código QR en todas las facturas que contenga datos identificativos y enlace a la AEAT o validación.
Mantener un “registro de eventos” del sistema, que recoja todas las interacciones con el software (modificaciones, anulaciones, etc).
Permitir exportar o remitir los registros a la AEAT o dejarlos accesibles en caso de inspección.
Paso 4: Adaptar procesos internos
Forma al equipo que usa el software de facturación para que comprenda los nuevos campos, procesos de registro de alta/anulación, uso del QR, etc.
Establece un protocolo de emisión de facturas que incluya verificación del QR y mención “Factura verificable – VERI*FACTU” si aplica.
Actualiza los procedimientos de guardado de facturas, archivado digital, respaldo, seguridad de datos para cumplir requisitos de conservación y accesibilidad.
Coordina con tu asesoría o departamento fiscal/contable para que conozca los cambios y pueda supervisar que tus registros cumplen.
Paso 5: Comunicación al cliente y proveedores
Si emites facturas a empresas o profesionales, inclúyeles una nota en el pie de factura indicando que el sistema es conforme a VERI*FACTU o que estás adaptando tus sistemas.
Si trabajas con proveedores de software, confirma que su solución está o estará adaptada a SIF/VERI*FACTU antes del plazo obligatorio.
Aprovecha para comunicar a tus clientes que estás actualizando tu facturación al nuevo sistema: es un signo de profesionalidad y transparencia.
Paso 6: Prueba y puesta en marcha antes de los plazos
Si tu software ya está adaptado, realiza emisiones de prueba para verificar que los QR funcionan, que los registros se generan correctamente, que tu asesoría puede interpretarlos.
Establece una fecha interna (por ejemplo Q4 2025) para que todo el sistema esté operativo y probado, de modo que cuando llegue 2026 estés listo sin contratiempos.
Reserva presupuesto para formación, soporte técnico o posible cambio de software si el actual no cumple.
4. Riesgos de no adaptarse a tiempo
No estar preparado para VERI*FACTU puede conllevar:
Sanciones administrativas por incumplimiento de requisitos de facturación/registro.
Problemas con la AEAT en caso de inspección: registro incompleto, inalterabilidad no garantizada, facturas sin código QR o sin trazabilidad.
Pérdida de oportunidades de mejora digital: dado que la normativa impulsa la digitalización de facturación, no adaptarse puede suponer quedarse detrás de la competencia.
Confusión con clientes/proveedores que exigen facturas verificables, lo que puede generar retrabajos o incidencias.
5. ¿Qué puede hacer tu negocio específico (agencia creativa / marketing / desarrollo web)?
Dado que tu negocio se describe como una agencia creativa y de desarrollo web, y que te encuentras en régimen de estimación objetiva (módulos), algunas consideraciones específicas:
Aunque en tu caso no estás obligado a usar VERI*FACTU (según tu régimen de estimación objetiva) por ahora, es una práctica de buena gobernanza implementarlo anticipadamente: demuestra profesionalización ante clientes, mejora tus procesos internos y te prepara para una posible evolución legislativa.
En los contratos con clientes deberías revisar que tus facturas y las de tus proveedores cumplen los requisitos técnicos (software adaptado, QR, trazabilidad).
Aprovecha para digitalizar facturas, archivarlas electrónicamente, integrar la facturación con tu CRM/proyecto, y reducir el papel: así tu adaptación será más fluida.
Si usas software de facturación externo o un módulo de facturación dentro de tu plataforma web, consulta con el proveedor sobre su grado de adaptación al SIF/VERI*FACTU.
Comunica a tus clientes que estás dando un paso de calidad adicional en la facturación, lo que puede servir de valor añadido (“Facturación 100 % conforme a la nueva normativa”) y reforzar tu reputación.
6. En definitiva...
La implantación de VERI*FACTU representa un cambio relevante en la forma de emitir, registrar y conservar facturas en España. Aunque la obligación plena para tu régimen (estimación objetiva) puede no ser inmediata, anticiparse ahora en 2025 es una inversión de futuro.
En FactuProˣ te animamos a que aproveches esta fase para: diagnosticar, adaptar sistemas, formarte, comunicar correctamente y lanzar tu facturación al nivel superior de transparencia y digitalización.
De este modo, cuando llegue 2026 estarás no solo “cumpliendo”, sino posicionado como referente de buenas prácticas en tu sector.