1. ¿Qué es VERI*FACTU y por qué es importante?

Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha puesto en marcha el sistema VERI*FACTU para reforzar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por empresas y profesionales.Xolo Blog+4

En concreto:

• El reglamento Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos para los “Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)”.

• VERI*FACTU es una modalidad de dichos sistemas que incluye la remisión automática de los registros de facturación a la AEAT (o, alternativamente, una custodia segura que garantice la inalterabilidad) y la incorporación de elementos de seguridad como código QR, hash, firma electrónica, etc.
  

• Su objetivo: combatir el fraude fiscal, la economía sumergida y avanzar en la digitalización de la facturación.

¿Por qué es relevante para tu negocio? Porque si emites facturas mediante software, estarás obligado a adaptarte al nuevo sistema o, como mínimo, tener un sistema que cumpla con los requisitos del SIF. No hacerlo puede implicar sanciones y dejar expuestos tus procesos a riesgo.

2. ¿A quién afecta y cuáles son los plazos clave?

¿Quiénes están obligados?

Están obligados los sujetos que utilicen un sistema informático de facturación (SIF):

• Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, profesionales y autónomos que emitan facturas mediante software.

• También se exige a los fabricantes/comercializadores de programas de facturación: sus soluciones deben cumplir requisitos desde ciertas fechas.

• No afecta a aquellos que emitan facturas únicamente de forma manual (o mediante sistemas no informáticos de facturación) salvo que usen un SIF.
  

Fechas clave

• 29 de julio 2025: fecha límite para que los desarrolladores comercialicen solo software de facturación que cumpla los requisitos de SIF/VERI*FACTU.

• 1 de enero de 2026: obligación para las empresas sujetas a Impuesto sobre Sociedades de tener sistemas compatibles.
  

• 1 de julio de 2026: obligación para autónomos y otros profesionales que no tributan por sociedades.
  

Para 2025 (tu año de preparación) significa que ya estás en la fase decisiva de adaptación: asegúrate de que tu sistema de facturación estará listo para 2026.

3. Checklist para preparar tu negocio

A continuación tienes una guía paso-a-paso para que en 2025 pongas en marcha la adaptación de tu negocio al sistema VERI*FACTU.

Paso 1: Diagnóstico interno

• Verifica si actualmente estás usando un software de facturación informático (no manuales tipo Excel simple) para emitir facturas.

• Si usas un sistema de ese tipo, revisa si dicho software está adaptado o tiene compromiso de adaptación a los requisitos SIF (hash, firma, trazabilidad, reporte).

• Identifica volumen de facturación, tipos de facturas que emites (completas, simplificadas), si tienes muchas rectificativas, etc. Esto te ayudará a dimensionar la adaptación.

Paso 2: Elegir modalidad de cumplimiento

Según la normativa, tienes dos vías:

• Modalidad VERIFACTU*: tu software remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT.
  

• Modalidad NO VERIFACTU (SIF que no remite automáticamente)*: conservas los registros tú mismo, pero cumples los requisitos de integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Como creador de proyectos de éxito (tu perfil), te conviene valorar la modalidad AUTO-remisión, porque aporta mayor transparencia y puede facilitar la relación con clientes/asesoría.

Paso 3: Asegurar que el software cumpla requisitos técnicos

Tu software de facturación debe, entre otras cosas:

• Generar un registro de facturación de alta para cada factura en el momento o inmediatamente antes de la emisión.
  

• Incluir hash encadenado (huella digital) que impida alteraciones; firma electrónica del registro.

• Incorporar código QR en todas las facturas que contenga datos identificativos y enlace a la AEAT o validación.
  

• Mantener un “registro de eventos” del sistema, que recoja todas las interacciones con el software (modificaciones, anulaciones, etc).
  

• Permitir exportar o remitir los registros a la AEAT o dejarlos accesibles en caso de inspección.

Paso 4: Adaptar procesos internos

• Forma al equipo que usa el software de facturación para que comprenda los nuevos campos, procesos de registro de alta/anulación, uso del QR, etc.

• Establece un protocolo de emisión de facturas que incluya verificación del QR y mención “Factura verificable – VERI*FACTU” si aplica.

• Actualiza los procedimientos de guardado de facturas, archivado digital, respaldo, seguridad de datos para cumplir requisitos de conservación y accesibilidad.

• Coordina con tu asesoría o departamento fiscal/contable para que conozca los cambios y pueda supervisar que tus registros cumplen.

Paso 5: Comunicación al cliente y proveedores

• Si emites facturas a empresas o profesionales, inclúyeles una nota en el pie de factura indicando que el sistema es conforme a VERI*FACTU o que estás adaptando tus sistemas.

• Si trabajas con proveedores de software, confirma que su solución está o estará adaptada a SIF/VERI*FACTU antes del plazo obligatorio.

• Aprovecha para comunicar a tus clientes que estás actualizando tu facturación al nuevo sistema: es un signo de profesionalidad y transparencia.

Paso 6: Prueba y puesta en marcha antes de los plazos

• Si tu software ya está adaptado, realiza emisiones de prueba para verificar que los QR funcionan, que los registros se generan correctamente, que tu asesoría puede interpretarlos.

• Establece una fecha interna (por ejemplo Q4 2025) para que todo el sistema esté operativo y probado, de modo que cuando llegue 2026 estés listo sin contratiempos.

• Reserva presupuesto para formación, soporte técnico o posible cambio de software si el actual no cumple.

4. Riesgos de no adaptarse a tiempo

No estar preparado para VERI*FACTU puede conllevar:

• Sanciones administrativas por incumplimiento de requisitos de facturación/registro.

• Problemas con la AEAT en caso de inspección: registro incompleto, inalterabilidad no garantizada, facturas sin código QR o sin trazabilidad.

• Pérdida de oportunidades de mejora digital: dado que la normativa impulsa la digitalización de facturación, no adaptarse puede suponer quedarse detrás de la competencia.

• Confusión con clientes/proveedores que exigen facturas verificables, lo que puede generar retrabajos o incidencias.

5. ¿Qué puede hacer tu negocio específico (agencia creativa / marketing / desarrollo web)?

Dado que tu negocio se describe como una agencia creativa y de desarrollo web, y que te encuentras en régimen de estimación objetiva (módulos), algunas consideraciones específicas:

• Aunque en tu caso no estás obligado a usar VERI*FACTU (según tu régimen de estimación objetiva) por ahora, es una práctica de buena gobernanza implementarlo anticipadamente: demuestra profesionalización ante clientes, mejora tus procesos internos y te prepara para una posible evolución legislativa.

• En los contratos con clientes deberías revisar que tus facturas y las de tus proveedores cumplen los requisitos técnicos (software adaptado, QR, trazabilidad).

• Aprovecha para digitalizar facturas, archivarlas electrónicamente, integrar la facturación con tu CRM/proyecto, y reducir el papel: así tu adaptación será más fluida.

• Si usas software de facturación externo o un módulo de facturación dentro de tu plataforma web, consulta con el proveedor sobre su grado de adaptación al SIF/VERI*FACTU.

• Comunica a tus clientes que estás dando un paso de calidad adicional en la facturación, lo que puede servir de valor añadido (“Facturación 100 % conforme a la nueva normativa”) y reforzar tu reputación.

6. Conclusión

La implantación de VERI*FACTU representa un cambio relevante en la forma de emitir, registrar y conservar facturas en España. Aunque la obligación plena para tu régimen (estimación objetiva) puede no ser inmediata, anticiparse ahora en 2025 es una inversión de futuro.

En FactuProˣ te animamos a que aproveches esta fase para: diagnosticar, adaptar sistemas, formarte, comunicar correctamente y lanzar tu facturación al nivel superior de transparencia y digitalización.

De este modo, cuando llegue 2026 estarás no solo “cumpliendo”, sino posicionado como referente de buenas prácticas en tu sector.